El personal administrativo: una pieza clave en el control de obra

El personal administrativo: una pieza clave en el control de obra

La administración de una empresa constructora es una de las tareas más complejas dentro del sector de la construcción. No solo se trata de ejecutar correctamente la obra en campo, sino de lograr que las áreas de construcción y administración trabajen alineadas para cumplir los objetivos de control de costos, tiempos y rentabilidad del proyecto.

En este contexto, la obra se convierte en el punto de encuentro de todos los departamentos. Cuando la operación interna de la empresa se enfoca en la administración integral del proyecto, el control deja de depender de un solo equipo y se convierte en un esfuerzo coordinado.

La obra como eje central de la operación

En cualquier empresa constructora, el control y la administración del proyecto deben ser el eje sobre el cual se organizan las tareas del personal técnico y administrativo. Esta visión permite que cada área entienda cómo su trabajo impacta directamente en los resultados económicos de la obra.

El área de proyectos y construcción cuenta con la información técnica necesaria para ejecutar la obra, entre la que destacan:

Documentación técnica del proyecto

• Memoria descriptiva

• Planta de conjunto

• Plantas arquitectónicas

• Secciones, fachadas y alzados

• Cortes por fachada

• Planos de albañilería y acabados

• Detalles constructivos

• Planos de jardinería, carpintería y herrería

• Planos de puertas y ventanas

Información económica del proyecto

• Presupuesto desglosado

• Catálogo de conceptos

• Precios unitarios

• Listado de insumos

• Programa de obra

• Cálculo de indirectos

• Cálculo de utilidad

Toda esta información suele concentrarse en el área técnica, pero su impacto va mucho más allá del proceso constructivo.

El rol del área administrativa en el control de obra

Por su parte, el departamento administrativo tiene la responsabilidad del control de los recursos económicos de la empresa. Algunas de sus funciones principales son:

• Relación comercial con proveedores

• Gestión de tesorería

• Control del área de compras

• Cumplimiento de obligaciones fiscales

Tradicionalmente, en el sector de la construcción, el control de la obra se ha asociado casi exclusivamente al área de construcción. Sin embargo, el área administrativa también puede y debe participar activamente en el control del proyecto desde una perspectiva económica.

Para lograrlo, es indispensable que el personal administrativo entienda el proyecto, no solo como una serie de pagos y facturas, sino como una estructura económica con objetivos claros de rentabilidad.

Información clave que debe conocer el área administrativa

Para que la administración pueda aportar valor real al control de obra, necesita conocer y comprender información como:

1. Presupuesto total del proyecto

2. Importe a costo directo

3. Costos de materiales, mano de obra, herramienta y maquinaria

4. Materiales más representativos del proyecto

5. Presupuesto de mano de obra

6. Cálculo de IMSS dentro del presupuesto

7. Programa financiero del proyecto

No se trata solo de tener acceso a estos datos, sino de entender por qué son importantes y cómo influyen en las decisiones diarias del proyecto.

Organización interna enfocada al control del proyecto

La operación eficiente de una empresa constructora requiere una estructura organizacional basada en el control de la obra. Cuando cada departamento trabaja con objetivos claros y comunes, se facilita la toma de decisiones y se mejora la rentabilidad.

De manera general, una estructura mínima debería contemplar áreas claramente definidas de Construcción y Administración, ambas alineadas al proyecto.

Objetivos de la Gerencia de Construcción

• Control del costo de la obra

• Control del proceso constructivo

• Control de conceptos extraordinarios y fuera de catálogo

• Control del avance del proyecto

• Control de estimaciones de subcontratistas y destajistas

• Control del periodo de ejecución

Objetivos de la Gerencia de Administración

• Control del costo total de la obra

• Control de costos de materiales

• Control de costos de mano de obra

• Control costos de herramienta y maquinaria

• Control de costos de supervisión

• Control de indirectos del proyecto

• Datos de Cálculos de impuestos

Cuando ambos departamentos trabajan con indicadores comunes, el control de obra deja de ser reactivo y se convierte en un proceso preventivo.

Conclusión: la administración como eje del control de obra

Administrar una obra no se trata únicamente de ejecutar actividades, sino de entender el proyecto como una unidad económica donde cada decisión tiene un impacto. Cuando la administración comprende la lógica del presupuesto, los tiempos y los recursos, deja de ser un área de soporte y se convierte en un actor clave del control. La experiencia demuestra que las empresas constructoras que logran mejores resultados son aquellas que alinean personas, procesos e información alrededor de la obra, y que toman decisiones con base en datos claros y objetivos. Ahí es donde la administración deja de reaccionar y empieza a dirigir.

El valor del trabajo en equipo en la construcción

La administración de una empresa constructora no es sencilla, pero se vuelve mucho más manejable cuando la dirección logra conformar un equipo que entiende el negocio, comparte objetivos económicos y trabaja con información clara y confiable.

La colaboración entre construcción y administración permite tomar mejores decisiones durante la ejecución del proyecto, reducir desviaciones y mantener el control sobre los costos y la rentabilidad.